Dans le cadre des programmes ARPEJ et TAPAJ PACA, l’assistant·e administratif·ve assure l'interface avec les interlocuteurs externes, garantie la fluidité des échanges, la fiabilité des informations et le bon fonctionnement administratif.
Les principales missions du poste :
I. Suivi administratif
- Gestion des e-mails et traitement du courrier.
- Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs.
- Classement, archivage et tenue des dossiers.
- Commande et réception des fournitures et outils de travail.
- Suivi du parc automobile, informatique et téléphonique.
II. Suivi RH
- Tenue des dossiers du personnel et du registre du personnel.
- Préparation des contrats de travail et gestion des départs.
- Saisie des absences dans le logiciel HR4You.
- Transmission des arrêts maladie via Tick's.
- Élaboration du fichier des EVP et transmission à la paie avant le 10 du mois.
- Commande des titres restaurant.
- Mise à jour du tableau d’affichage employeur.
- Suivi du plan de formation collectif et individuel.
III. Comptabilité
- Suivi des factures à payer via le logiciel Yooz
- Préparation des ordres de virement.
- Transmission des documents comptables.
- Suivi des dépenses et justificatifs (CB, carte TOTAL…).
IV. Suivi facturation – Chantiers TAPAJ Avignon & Marseille
- Contrôle des achats et ventilation par devis chantiers.
- Vérification de la conformité des devis TAPAJ émis.
- Contrôle des factures émises et dépôt sur les plateformes dédiées.
- Mise à jour du tableau de suivi facturation et chantiers.
- Suivi des règlements et relances si nécessaire.
Points de vigilance du poste
- Discrétion professionnelle indispensable.
- Forte diversité des demandes : capacité à prioriser et à gérer plusieurs sujets simultanément.
Il s'agit d'un mi-temps pour compléter le mi-temps thérapeutique de l'assistante de direction en poste. L'ensemble des missions décrites ci-dessus seront réparties au regard du temps de travail.
Début du contrat : 2 novembre 2026