ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

Dans un rôle significatif d'appui de la direction, l'assistante de direction exerce une mission clef dans l'activité de l'établissement. Sur des fonctions polyvalentes, il.elle assiste la direction dans la gestion des tâches administratives courantes.

Aussi, il.elle apporte soutien en mettant ses compétences en avant pour soulager la direction de manière générale, en l'assistant dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

La maîtrise de la prise de notes en réunion est indispensable pour ce poste.

CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DU POSTE : RELATIONS
- Relations internes au groupe SOS : Services comptable, RH, paie, Assistante direction DG Solidarités, informatique
- Relations avec l'extérieur : Partenaires (Administration pénitentiaire, organismes de formation), entreprises extérieures de service, fournisseurs, bailleurs

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
- Tenue des dossiers du personnel et réalisation des formalités administratives (entrées, sorties, mises à jour)
- Réalisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)
- Déclaration et suivi administratifs (déclaration AT, AM, enregistrement congés)
- Rédaction des promesses d'embauche et contrats de travail
- Interlocutrice privilégiée des salariés sur les questions liées aux ressources humaines
GESTION ADMINISTRATIVE
- Gestion et traitement des courriers/courriels
- Rédaction et mise en forme de tout document (attestation d'hébergement, avance
financière, demande de sauf-conduits, compte-rendu des réunions ect)
- Gestion des déplacements professionnels et usagers (transport, hôtel, frais liés)
- Traitement des notes de frais
- Gestion des contrats conclus avec les foumisseurs
- Classement des dossiers et archivage
- Commande des fournitures et outils de travail pour le personnel

GESTION INFORMATIQUE
- Lien avec le prestataire informatique
- Gestion du parc informatique et téléphonique

SOUTIEN OPERATIONNEL
- Soutien de la direction et de l'équipe sur les modalités organisationnelles (planning,
interventions d'entreprises extérieures liées aux logements)
- Gestion administrative et suivi du parc locatif (logements, bureau, véhicules)
- Prospection de nouveaux fournisseurs/entreprises de services à lademande de la direction