SECRETAIRE H/F

Les Lits Halte Soins Santé (LHSS) accueillent et soignent des personnes sans domicile stable, orientées par les hôpitaux du département. Vous rejoignez une équipe puridisciplinaire investie et solidaire.

Les missions principales :

Tenu du standard et de l’accueil

Suivi des e-mails et des appels téléphoniques

Réception et traitement du courrier reçu

Suivi administratif

Suivi et gestion des plannings du personnel

Participation aux réunions d’équipes

Tenue du tableau d’affichage employeur

Transmission des informations internes auprès des différents membres de l'équipe

Gestion et mise à jour des dossiers administratifs du personnel (contrats, avenants, arrêts maladie, congés, visites médicales, documents réglementaires)

Suivi des visites médicales (embauche, périodiques, reprises et visites de pré-reprise) et relation avec le service de santé au travail

Réalisation des Déclarations Préalables à l’Embauche (DPAE) 

Rédaction et suivi des contrats de travail (CDI, CDD, contrats de remplacement, avenants)

Gestion administrative des entrées et sorties des salariés

Préparation et suivi des dossiers de solde de tout compte (certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation France Travail)

Préparation des éléments variables de paie et transmission au service compétent

Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la Direction.

Maitrise des différents outils du Groupe SOS

Gestion

Classement des dossiers et archivage

Gestion des stocks de fournitures, matériel médical, outils de travail pour le personnel

Inventaire et stockage des fournitures

Assurer les réceptions des commandes

Comptabilité

Tenue de la caisse

Tenue du journal des dépenses

Récupération des documents comptables

Suivi des factures à payer

Vérification des documents comptables

Enrichissement analytique des factures et pré-validation dans le logiciel comptable

Contrôle de l'intégration et de l'exhaustivité des factures dans le logiciel comptable

Transmission des documents comptable.

Cette liste est non exhaustive

Vous serez amené à vous déplacer sur les différents sites de l'établissement 

Compétences :

1) Savoir-faire relatifs à la tenue du standard et de l’accueil physique des visiteurs

-  S’exprimer avec clarté au téléphone

- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs

- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe.

-  Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées.

- Savoir orienter les visiteurs entre les différents services

- Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise

- Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs

- Etre capable de répondre à certaines demandes techniques d’informations (demandes d’adresses    précises de centres, procédures d’admission …)

- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe.

    2) Savoir-faire relatif au suivi administratif/de la gestion/de la comptabilité

- Savoir retranscrire les transmissions internes et informations aux différents membres de l’équipe.

- Savoir rédiger les courriers administratifs, notes, rapports, comptes rendus à la demande de la Direction

- Savoir tenir des fichiers à jour

- Savoir recueillir les besoins en matériel pour le personnel

- Savoir établir les bons de commande

- Savoir concevoir et mettre en page des documents sur support informatique

- Classer et archiver les dossiers

- Etre capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel du centre (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires…),

- Savoir alimenter des bases de données spécifiques,

- Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique.

Connaissances

- Connaissances en gestion, en administration et notions de comptabilité

- Connaissances des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet, HR4YOU